Projekt 7060 – Avslutat Kommunikation mellan byggprojektets aktörer
Fördjupningsmaterial
Informationsblad
Sammanfattning
Byggmarknaden har under 1990-talet genomgått sin största kris i modern tid och det har tvingat branschen att tänka i helt nya banor. Kraven har skärpts betydligt och man har ställts inför att på en och samma gång prestera kortare byggtider, högre kvalitet och lägre kostnader.
Därigenom ökar även kraven på individerna i processen, bland annat genom att de måste kommunicera effektivare. Till detta kan läggas att branschen uppvisar en allt större splittring med fler och fler aktörer, var och en specialiserad till en avgränsad uppgift. Nya kommunikationsverktyg kommer ut på marknaden i en hisnande takt och många i branschen känner sig osäkra på hur och i vilken omfattning de ska användas. Detta tillsammans med den allt större tidspressen upplevs ha lett till att kvaliteten i kommunikationen har försämrats markant.
Syftet med projektet har varit att kartlägga, analysera och ge förslag till förbättring av kommunikationen mellan ett byggprojekts centrala kompetensområden och därigenom bidra till att skapa en effektivare byggprocess samt skapa en slutprodukt som är bättre anpassad till användarnas behov och önskemål.
Med bidrag från SBUF, BFR och Byggkostnadsdelegationen har arbetet genomförts av Peab Sverige AB i samarbete med Management & Marknad AB, FoU-Väst med flera.
Projektet har omfattat en uppföljning av kommunikationen mellan byggandets aktörer i projekterings- och byggskedena för fyra husbyggnadsprojekt i Västsverige av olika typ och med olika entreprenadformer. I varje projekt följdes sju kompetensområden: byggherren, arkitekten, konstruktören, installationskonsulten, byggentreprenören, installationsentreprenören och materialleverantören.
Studien pågick mellan juni 1998 och mars 2000. 52 nyckelpersoner i de fyra byggprojekten dokumenterade kommunikationshändelser som de tagit initiativet till. Totalt 5512 kommunikationshändelser registrerades. Många av dessa innebar kontakter med två eller fler personer varför det totala antalet registrerade kontakter var över 10 000 stycken.
Enligt projektrapporten visar studien att
- kommunikationen liksom aktiviteten i projekten har en ojämn puls
- intensiteten i kommunikationen beror på specifika förhållanden
- kvaliteten och värdet av kommunikationen genomgående är hög
- kommunikationsvägarna är öppna och att det är tvåvägskommunikation mellan aktörerna
- man önskar sig en mer "kvalificerad" kommunikation rörande till exempel behovet att fastställa ambitionsnivå, utbyta kunskap eller att få besked
- aktörerna önskar något mer kommunikation än vad som faktiskt är
personliga kontakter är viktigt, men att man önskar överföra mer kommunikation till IT-verktyg som fortfarande används i blygsam utsträckning
- möten har en central roll i kommunikationen och svarar för mer än hälften av alla kommunikationshändelser
- skillnaden mellan total- och generalentreprenader är tydlig - kommunikationen är som väntat betydligt större mellan projektörer och entreprenörer i totalentreprenader
- byggherren i övervägande grad har initiativet i kommunikationen
andelen kommunikation orsakad av ändrade förutsättningar är betydande
- kommunikation orsakad av ändrade förutsättningar eller fel och brister till övervägande delen äger rum i byggskedet
Studien sätter även fokus på några problemområden som behöver angripas för att kommunikationen ska bli bättre:
- Tidspressen, särskilt i projekteringsskedet upplevs som belastande.
- Programmet är inte klart när projekteringsskedet påbörjas.
- Processen med brukarna har inte tagits på tillräckligt allvar.
- Mängden ändrade förutsättningar och fel upplevs vara för stor.
- Kommunikationen över skedesgränserna är för svag.
- Kommunikationen mellan dem som projekterar och dem som bygger är mycket begränsad i en generalentreprenad.
Av dessa frågor upplever aktörerna tidspressen och programfrågorna som klart viktigast. I rapporten redovisas ett antal förslag till lösningar. Slutligen konstateras att potentialen till att effektivisera byggprocessen med kommunikationen som katalysator är betydande.
Därigenom ökar även kraven på individerna i processen, bland annat genom att de måste kommunicera effektivare. Till detta kan läggas att branschen uppvisar en allt större splittring med fler och fler aktörer, var och en specialiserad till en avgränsad uppgift. Nya kommunikationsverktyg kommer ut på marknaden i en hisnande takt och många i branschen känner sig osäkra på hur och i vilken omfattning de ska användas. Detta tillsammans med den allt större tidspressen upplevs ha lett till att kvaliteten i kommunikationen har försämrats markant.
Syftet med projektet har varit att kartlägga, analysera och ge förslag till förbättring av kommunikationen mellan ett byggprojekts centrala kompetensområden och därigenom bidra till att skapa en effektivare byggprocess samt skapa en slutprodukt som är bättre anpassad till användarnas behov och önskemål.
Med bidrag från SBUF, BFR och Byggkostnadsdelegationen har arbetet genomförts av Peab Sverige AB i samarbete med Management & Marknad AB, FoU-Väst med flera.
Projektet har omfattat en uppföljning av kommunikationen mellan byggandets aktörer i projekterings- och byggskedena för fyra husbyggnadsprojekt i Västsverige av olika typ och med olika entreprenadformer. I varje projekt följdes sju kompetensområden: byggherren, arkitekten, konstruktören, installationskonsulten, byggentreprenören, installationsentreprenören och materialleverantören.
Studien pågick mellan juni 1998 och mars 2000. 52 nyckelpersoner i de fyra byggprojekten dokumenterade kommunikationshändelser som de tagit initiativet till. Totalt 5512 kommunikationshändelser registrerades. Många av dessa innebar kontakter med två eller fler personer varför det totala antalet registrerade kontakter var över 10 000 stycken.
Enligt projektrapporten visar studien att
- kommunikationen liksom aktiviteten i projekten har en ojämn puls
- intensiteten i kommunikationen beror på specifika förhållanden
- kvaliteten och värdet av kommunikationen genomgående är hög
- kommunikationsvägarna är öppna och att det är tvåvägskommunikation mellan aktörerna
- man önskar sig en mer "kvalificerad" kommunikation rörande till exempel behovet att fastställa ambitionsnivå, utbyta kunskap eller att få besked
- aktörerna önskar något mer kommunikation än vad som faktiskt är
personliga kontakter är viktigt, men att man önskar överföra mer kommunikation till IT-verktyg som fortfarande används i blygsam utsträckning
- möten har en central roll i kommunikationen och svarar för mer än hälften av alla kommunikationshändelser
- skillnaden mellan total- och generalentreprenader är tydlig - kommunikationen är som väntat betydligt större mellan projektörer och entreprenörer i totalentreprenader
- byggherren i övervägande grad har initiativet i kommunikationen
andelen kommunikation orsakad av ändrade förutsättningar är betydande
- kommunikation orsakad av ändrade förutsättningar eller fel och brister till övervägande delen äger rum i byggskedet
Studien sätter även fokus på några problemområden som behöver angripas för att kommunikationen ska bli bättre:
- Tidspressen, särskilt i projekteringsskedet upplevs som belastande.
- Programmet är inte klart när projekteringsskedet påbörjas.
- Processen med brukarna har inte tagits på tillräckligt allvar.
- Mängden ändrade förutsättningar och fel upplevs vara för stor.
- Kommunikationen över skedesgränserna är för svag.
- Kommunikationen mellan dem som projekterar och dem som bygger är mycket begränsad i en generalentreprenad.
Av dessa frågor upplever aktörerna tidspressen och programfrågorna som klart viktigast. I rapporten redovisas ett antal förslag till lösningar. Slutligen konstateras att potentialen till att effektivisera byggprocessen med kommunikationen som katalysator är betydande.