Nyhet Hur ska vi hantera all information egentligen?

I det nyligen avslutade SBUF-projektet ”Förstudie: Hur undviker vi information overload?” diskuteras den frågan ur en platschefs perspektiv. Projektet har genomfört två empiriska studier: en större intervjustudie och en experimentstudie. Som resultat identifieras fyra insikter.

1. Informationsflöden i byggproduktion ökar;
2. Informationshantering har blivit en central del av platschefens arbete;
3. Informationsbelastning kan påverka kognitiv belastning och beslutsfattande 
4. Informationsdesign blir en nyckelfråga i digital byggproduktion.

Det är ett högst relevant och viktigt område som studeras och som vi kanske inte diskuterat så mycket i branschen den senaste tiden. Frågan är inte ny, ej heller avgränsad till en viss yrkesroll, (men studien analyserar platschefens utsatthet) och många av oss, oavsett roll kan nog känna igen oss i bilden som målas upp. Informationstrycket är hårt från många olika kanaler, delvis osorterat vilket påverkar oss negativt vilket minskar vår förmåga att arbeta fokuserat och effektivt.

Generella trender inom informationshantering

Diskussionen började redan på 90-talet när eposten skapade en öppen kanal till alla; det var enkelt att skicka, gärna till många samtidigt, men det skapade en ohållbar situation som mottagare. Allt från helt oönskad information (spam); till mer riktad och seriös information i form av nyhetsbrev och informationskampanjer, som förvisso var intressant i delar, men tidskrävande att ta till sig; till nyttig och efterfrågad information som ändå var svår att sortera och hantera i ett konstant mejlflöde. En del av detta kvarstår förstås, men har blivit bättre med effektivare filter för skräppost och sök- och sorteringsfunktioner. Under senare år har ett annat fenomen uppstått, nämligen att vi inte skickar dokument utan länkar till olika platser där dokumenten finns. Det är utmärkt ur perspektivet att det inte blir en massa kopior av dokument som tar utrymme och att flera kan jobba i dokumentet samtidigt, men å andra sidan tappar vi sökbarhet och struktur när man inte kan hitta dokumentet på annat sätt än att leta i mejlkorgen. Mejlprogrammet blir en slags dokumenthanterare, men en mycket dålig sådan. Hanteringen strider mot all tidigare kunskap om hur man ska lagra och hantera information.

Mängden generella källor och kanaler för kommunikation har också ökat lavinartat sedan e-posten introducerades. Sociala medier som Facebook/Messenger, LinkedIn, Instagram eller olika chatforum som finns i Teams, Google, Zoom ökar mängden platser att hålla reda på, bevaka och hitta lagrad information. Till detta kommer förstås system och plattformar som är specifikt utformade för olika typer av arbetsuppgifter, beroende på bransch och vilken roll man har. Allt detta gör, förutom att informationsflödet ständigt ökar, också att vi ägnar mer och mer tid åt att leta efter information.” - Få se nu, fick jag det där på mejl, sms, via messenger eller var det i chatforumet från senaste mötet, eller från AI-sammanfattningen som delades i någon plattform efter mötet, eller fanns det i en presentation som någon lovade att mejla, eller lägga i en chat …?”. Det kan lätt gå en halvtimme bara för att leta efter rätt källa.

En insikt och en trend som pågått länge är också att gå från information låst i dokument till information lagrad och strukturerad som data i databaser. BIM och GIS bygger på den insikten och principen, liksom fastighetssystem, ekonomisystem och många andra. Det gör informationen sökbar på helt andra sätt, och skapar möjlighet att filtrera, sortera och skapa utsnitt av önskade informationsmängder. Men mycket information skapas och finns fortfarande endast i dokumentform, vilket kan öka problemen med att få överblick och snabb tillgång.

Platschefen unikt utsatt

Vi kan alltså alla relatera till problemet med informationsöverflöd och att både antalet källor och hastigheten i kommunikationen ökar. Vi vet också att enkelheten och den allt snabbare kommunikationen har bidragit till många positiva effekter. Om vi jämför till exempel när vi skrev ut protokoll på pappersdokument, skickade med vanlig post och satte in i pärmar, så kan vi inse hur mycket ineffektivt arbete som försvunnit. Frågan handlar kanske snarare om hur vi tar tillvara på den tid vi tjänat så att den inte äts upp av ineffektivt informationsletande.

Rapportens fokus på platschefens situation spetsar till problematiken på ett väldigt tydligt sätt för just denna roll. Även om vi alla kan lida av symptomen så innebär platschefens problem de-facto risker för arbetsmiljö, liv, hälsa, tidstapp och ekonomi när informationstrycket på ett tydligt sätt minskar förmågan att prioritera och att fatta kloka beslut. En liknande situation skulle till exempel aldrig tillåtas för en flygledare.  

Hur olika personer har olika strategier för att sortera, prioritera och hantera information beskrivs också insiktsfullt i rapporten. Individer har olika förmågor och är olika stresståliga. En del behöver fullständig kontroll med strukturer och listor för att skapa kognitivt lugn medan andra kan hantera ett mer kaotiskt flöde och har förmåga att bearbeta en sak i taget trots ett störande brus. Oavsett detta är det knappast av godo för någon med de ständiga störningsmoment som informationsflödet idag ger upphov till.

Centralisering eller decentralisering

Rapporten landar i en slutsats om att ”inte enbart fokusera på att tillgängliggöra mer information, utan även på hur informationen struktureras och presenteras för användaren. Bättre filtrering av information, tydligare prioritering av kritiska händelser och mer genomtänkt visualisering.” Detta leder tankarna till två spår där det behövs insatser.

1. UX-utveckling – Rapporten pekar tydligt på behovet av fortsatt forskning och utveckling kring ”User Experience” (UX), ett väldefinierat begrepp kring hur ett system upplevs av en användare ur både funktions- och användarvänlighetsperspektiv. Här har det skett stora framsteg de senaste decennierna men fortfarande lider många system och gränssnitt av en låg förståelse för UX-området. Det här är inte ett specifikt problem för byggbranschen utan gäller generellt i den digitala utvecklingen. Men varje bransch behöver agera kravställare och beskriva sin problematik och verklighet mot dem som tillhandahåller system och lösningar.
   
   
2. Systemnivåer – Slutsatserna aktualiserar också ett resonemang om centralisering vs decentralisering av system. En tydlig trend startade runt 2010 i kölvattnet av smartphone-utvecklingen. De specialiserade apparna som utvecklades för att hantera en viss funktion var ett sätt att paketera en begränsad informationsmängd och skapa stabil miljö som fungerar bra i mobil-miljön. Apparna ger ofta snabb och effektiv tillgång till specifika tjänster men antalet appar tenderar att öka snabbt vilket i sig orsakar problem med att hitta rätt, och att ständigt hoppa mellan en mängd olika system med olika gränssnitt och struktur. Det blir en typ av suboptimering där den enskilda uppgiften hanteras smidigt, men på bekostnad av helhetsperspektiv och samordning mellan system. Arbetssättet tenderar att spä på den fragmenterade och splittrade bilden av informationshantering som beskrivs i rapporten.

Det leder snabbt tanken till en utveckling mot övergripande system som hänger ihop och som hanterar olika moduler med sammanhängande information. Det perspektivet har länge drivits av de stora leverantörerna, tech-jättarna, som tex Microsoft, Autodesk eller SAP. Säljargumenten är: ”om ni håller er till vår produktfamilj så ser vi till att olika delar kommunicerar med varandra och vi skapar synergier och samordning.” Men ur ett användar- och branschperspektiv finns så klart många problem med det. Dels samarbetar vi i byggbranschen hela tiden med många olika aktörer i olika projekt där informationshanteringen behöver fungera mellan företag. Dels behövs en sund konkurrens på marknaden med flera leverantörer, och sist men kanske viktigast finns en bärande tanke om att aktörer ska kunna välja verktyg själva efter bästa prestanda för den enskilda uppgiften och att kommunikation mellan system i stället ska ske med gemensamma öppna standarder för utbyte.

Balansen mellan det decentraliserade, specialiserade och det sammanhängande centrala är alltså intrikat. Men den fragmenterade situationen med dålig synkning och prioritering i informationsflödet pekar ändå mot ett behov av centralisering och samordning. Kanske finns lösningen närmare idag med den accelererande utvecklingen av AI, med just en förmåga att samla, kategorisera och prioritera, för att underlätta beslut. En kombination av AI-stöd och att arbeta med data- och informationslager i plattformar som samlar och presenterar information från många olika källor, likt ett ”business intelligence-system”, skulle kunna bidra med det bästa ur två världar. Specialiserade applikationer som är bra på enskilda uppgifter, och samordnande plattformar som presenterar och visualiserar.

Här finns angelägna utvecklingsområden att ta tag i för oss branschen. I slutändan handlar det om att informationen ska stödja oss i våra processer och aktiviteter, inte tynga ner oss. SBUF finns öppet sex gånger per år för ansökningar i ämnet och givetvis även för annan utveckling.