Projekt 1042 – Avslutat Kvalitet genom tidig samverkan
Fördjupningsmaterial
Informationsblad
Sammanfattning
Målet med allt kvalitetsarbete är att uppnå rätt kvalitet på slutprodukten genom att redan från början, i byggprocessens alla led, åstadkomma rätt kvalitet. För att detta skall vara möjligt krävs att var och en kan starta sitt arbete med rätt förutsättningar, vilket förutsätter en tidig samverkan i produktionsförberedande skeden mellan beställare, projektörer och entreprenör och mellan entreprenörerna i projektet sinsemellan.
Varje aktör måste genomföra den egna arbetsuppgiften målmedvetet och systematiskt. Det kräver att man använder rutiner för beredning och kontroll av det egna arbetet och att den information som man lämnar över till nästa aktör innehåller rätt förutsättningar för denna. För att informationen skall bli riktig krävs att aktörerna har kontakt med varandra och förmår att tillägna sig varandras kunskaper och erfarenheter.
Egenkontroll (se SBUF informerar nr 92:09) är det naturliga sättet att säkerställa kvaliteten i det egna arbetet. Ansvar och engagemang är i det sammanhanget förutsättningar för att arbetet blir rätt utfört. Engagemanget ökar om man ser påtagliga resultat i den egna verksamheten i form av färre störningar, mindre antal kvalitetsfel, bättre flyt, bättre ekonomiskt utfall, ökad säkerhet och allmän trivsel. Engagemanget för egenkontrollen minskar däremot påtagligt när produktionsförutsättningarna är dåliga p.g.a. fel och brister eller förseningar i underlag, besked och leveranser.
Nyckelorden är med andra ord samverkan och engagemang. Samverkan för att skapa goda funktions- och produktionsförutsättningar, och engagemang för att ge rätt kvalitet i slutprodukten.
Redan tidigt i projektet fastläggs viktiga förutsättningar för samarbetet i kvalitetsplanerna (se SBUF informerar nr 93:42). Konkret innebär det att ansvariga utses, befogenheter klargörs och att rutiner och tidplan fastställs med tydliga avlämnandetidpunkter.
Vid kontraktsgenomgången och i samband med upphandlingen klarläggs de övergripande kvalitetsfrågorna.
I ett tidigt skede måste vidare en analys av de kvalitetskritiska delarna göras vilka tydligt åskådliggörs (t.ex. Q-märks) i handlingarna. Projektören skall säkra samstämmighet mellan olika handlingar och göra en löpande egenkontroll. Projektören går därefter igenom dessa tillsammans med entreprenören.
Entreprenören gör i sin tur en ytterligare detaljering och sammanställer utföranderelaterade kvalitetskrav för byggdriften.
Kraven presenteras för aktuella underentreprenörer (UE) i förfrågan och preciseras sedan tillsammans med vald UE vid kontraktsgenomgången.
Det är i projekteringsarbetet som kundens önskemål och kvalitetskrav kommer till uttryck i ritningar och handlingar. Det ställs olika krav på projekteringsarbetet, bl.a. att myndighetskrav uppfylls, krav på produktionsvänlighet och rimliga totalkostnader liksom samstämmighet mellan olika aktörers handlingar.
En förutsättning för rätt kvalitet är att projektören också har goda produktionskunskaper. Detta kan uppnås genom större samverkan med bygg- och specialentreprenörer i tidiga projekteringsskeden. Det är också en fråga om kunskapsutveckling och erfarenhetsåterföring.
Riktiga produktionshandlingar har inte bara en direkt effekt på kvalitetsstyrningen för byggarbetet utan en lika viktig men ofta helt förbisedd effekt, nämligen att skapa engagemang och känsla för kvalitet hos arbetsledningen och byggarbetarna. När fel och brister i ritningarna, måttfel, samordningsmissar, ogenomtänkta konstruktioner etc. slår sönder ambitionerna i kvalitetsuppläggningen och egenkontrollen är det svårt att hålla intresset hos produktionspersonalen på en hög nivå. Förutsättningarna för att projektören skall kunna åstadkomma riktiga produktionshandlingar är att en systematisk egenkontroll tillämpas.
Projektörerna har mycket att vinna på att i tidiga skeden få kontakt med byggarbetsplatsens folk. Därmed kan synpunkter erhållas som snabbt leder till produktionsriktiga lösningar. Göra rätt från början ger den bästa ekonomin både i projekteringsarbetet och i byggproduktionen.
Från entreprenörens synvinkel är den utslagsgivande förutsättningen för en kvalitetsriktig produktion att de handlingar som tillhandahålls är korrekta.
Det ligger i sakens natur att om entreprenören är öppen för att medverka, och ges möjlighet att lämna produktionssynpunkter redan i projekteringsskedet, ökar möjligheterna att säkerställa kvaliteten markant. Samtidigt underlättas projektörens arbete.
När det är dags att planera produktionen och arbeta fram produktionstidplanen tillkommer ytterligare medarbetare med andra kvalifikationer. Då går man igenom ritningar och handlingar så att alla blir införstådda med projektets krav och förutsättningar.
Projektörens Q-märkningar och andra tidiga Q-noteringar är då utmärkta anvisningar för att planera produktionen på rätt sätt. Men det finns också kvalitetskritiska moment som direkt hänger samman med arbetsmetoderna på byggarbetsplatsen. Därför kan entreprenören också med fördel komplettera med egna Q-märkningar på ritningarna.
I samband med upphandling av UE och leverantörer är det naturligt att genomföra systematiska leverantörsbedömningar (se SBUF informerar nr 93:01). När förfrågningsunderlag skickas till UE begärs också att UE redovisar sin kvalitetsplan för projektet.
Tidig kontakt med projektören är i högsta grad nödvändig. På samma sätt är tidiga kontakter med leverantörer och övriga entreprenörer lika angelägna. Att klargöra kvalitetskraven och arbetsförutsättningarna är nyckelpunkter i kontraktsgenomgången. Nästa steg är att gemensamt bli överens om de kvalitetskritiska momenten och egenkontrollens utformning, utförande och redovisning (kvalitetsrapport).
Kvalitetsarbetet på byggarbetsplatsen är också en fråga om bra produktionsledning, gott samarbete, positiv samverkan och kunskap om varandras produktionsteknik för att gemensamt få rätt kvalitet från början och ett bra arbetsklimat.
Tidig upphandling är också ett led i att säkerställa rätt kvalitet genom att det blir tid att planera.
För att säkerställa ett riktigt utförande granskas de kvalitetskritiska punkterna noggrant. Detta görs både av projektören och entreprenören - var för sig och dessutom tillsammans.
De kritiska punkter som markerats är en av de viktigaste grunderna för den fördjupade beredning som görs för att bestämma hur arbetet skall utföras och hur det skall kontrolleras att det blir rätt utfört (arbets- och kontrollberedning).
De mätbara punkter som går att kontrollera genom egenkontroll under byggdriften listas och sammanställs i kvalitetsrapporter. Detta är ett enkelt och effektivt sätt för att verifiera rätt utförande och notera eventuella avvikelser som skall åtgärdas. Aven åtgärdade avvikelser dokumenteras i kvalitetsrapporten.
Övriga entreprenörer
Liksom huvudentreprenören måste övriga entreprenörer utifrån sina utgångspunkter noggrant bereda sina arbeten.
Eftersom kvalitetskraven diskuterats i ett tidigt skede med huvudentreprenören har övriga entreprenörer möjlighet att särskilt beakta dessa. Vid kontraktsgenomgången läggs också särskild vikt vid de krav som ställs på egenkontroll av arbeten som bedöms vara känsliga ur kvalitetssynpunkt.
På samma sätt som huvudentreprenören noterar övriga entreprenörer vad som skall kontrolleras i kvalitetsrapporten.
När det gäller kontakter över företagsgränser och mellan olika skeden i byggprocessen hävdas ofta att entreprenadformen - möjligen med undantag för totalentreprenaden -utgör ett hinder för tidigare kontakter mellan olika aktörer. Men all erfarenhet visar att tidigare kontakter är en klar fördel för alla parter för att målet rätt kvalitet i slutprodukten skall kunna nås.
Slutsatsen blir att det krävs ett nytänkande.
En gammal sanning säger att "tid får man inte - tid tar man sig" för det som är väsentligt. Alla aktörer måste alltså ta ett större ansvar och ta initiativ till en tidig kontakt med medaktörer redan i de produktionsförberedande skedena.
Tidig kontakt mellan projektör och entreprenör liksom mellan huvudentreprenör, sidoentreprenör och underentreprenör är en förutsättning för optimala lösningar.
Det finns all anledning att utveckla upphandlingsformerna så att tid för samverkan skapas, t.ex. genom att kontrakten skrivs tidigare. Inte minst uppgörelser och kontrakt mellan entreprenörer bör göras i ett tidigare skede för att ge tid åt planering och samverkan under hela processen.
Vetskapen om att tidig samverkan ger mycket bättre lösningar ur såväl kvalitetssynpunkt som ekonomisk synpunkt måste få ge utslag i lösningar som öppnar för tidigare kontakter i alla skeden.
För att säkerställa rätt kvalitet i slutprodukten krävs flera åtgärder. En av de viktigaste är att se till att varje aktör i byggprocessen kan starta sitt arbete med rätt förutsättningar och därigenom kan känna rätt engagemang för sin arbetsuppgift. Grunden för detta läggs i produktionsförberedande skeden och förutsätter tidig samverkan mellan projektör och entreprenör och entreprenörer sinsemellan.
Avgörande är att fokusera på det som är kvalitetskritiskt i projekteringen:
- ta reda på kundens krav
- upprätta projekterings- och kvalitetsplan, bestäm handlingars omfattning och innehåll
- utforma handlingar, sammanställ kvalitetskritiska punkter
- tillämpa egenkontroll i projekteringen
- gå igenom handlingarna med entreprenören och analysera kvalitetskritiska moment
- leverera Q-märkta ritningar och handlingar inför produktionen, läs in ritningar och övriga handlingar
- upprätta produktionstid- och kvalitetsplan
- upprätta inköpsplan (material och tjänster)
- gör leverantörsbedömning
- sammanställ inköps- och anbudsunderlag
- gå igenom kontrakt med leverantörer och UE
- komplettera och förtydliga kvalitetskraven i beredningen
- sammanställ och lista Q-märkta punkter
- analysera punkterna ur produktionssynpunkt
- gör arbets- och kontrollberedning- ange mätbara toleranser
- för in uppgifterna i kvalitetsrapporten
- informera alla på bygget.
Varje aktör måste genomföra den egna arbetsuppgiften målmedvetet och systematiskt. Det kräver att man använder rutiner för beredning och kontroll av det egna arbetet och att den information som man lämnar över till nästa aktör innehåller rätt förutsättningar för denna. För att informationen skall bli riktig krävs att aktörerna har kontakt med varandra och förmår att tillägna sig varandras kunskaper och erfarenheter.
Egenkontroll (se SBUF informerar nr 92:09) är det naturliga sättet att säkerställa kvaliteten i det egna arbetet. Ansvar och engagemang är i det sammanhanget förutsättningar för att arbetet blir rätt utfört. Engagemanget ökar om man ser påtagliga resultat i den egna verksamheten i form av färre störningar, mindre antal kvalitetsfel, bättre flyt, bättre ekonomiskt utfall, ökad säkerhet och allmän trivsel. Engagemanget för egenkontrollen minskar däremot påtagligt när produktionsförutsättningarna är dåliga p.g.a. fel och brister eller förseningar i underlag, besked och leveranser.
Nyckelorden är med andra ord samverkan och engagemang. Samverkan för att skapa goda funktions- och produktionsförutsättningar, och engagemang för att ge rätt kvalitet i slutprodukten.
Redan tidigt i projektet fastläggs viktiga förutsättningar för samarbetet i kvalitetsplanerna (se SBUF informerar nr 93:42). Konkret innebär det att ansvariga utses, befogenheter klargörs och att rutiner och tidplan fastställs med tydliga avlämnandetidpunkter.
Vid kontraktsgenomgången och i samband med upphandlingen klarläggs de övergripande kvalitetsfrågorna.
I ett tidigt skede måste vidare en analys av de kvalitetskritiska delarna göras vilka tydligt åskådliggörs (t.ex. Q-märks) i handlingarna. Projektören skall säkra samstämmighet mellan olika handlingar och göra en löpande egenkontroll. Projektören går därefter igenom dessa tillsammans med entreprenören.
Entreprenören gör i sin tur en ytterligare detaljering och sammanställer utföranderelaterade kvalitetskrav för byggdriften.
Kraven presenteras för aktuella underentreprenörer (UE) i förfrågan och preciseras sedan tillsammans med vald UE vid kontraktsgenomgången.
Det är i projekteringsarbetet som kundens önskemål och kvalitetskrav kommer till uttryck i ritningar och handlingar. Det ställs olika krav på projekteringsarbetet, bl.a. att myndighetskrav uppfylls, krav på produktionsvänlighet och rimliga totalkostnader liksom samstämmighet mellan olika aktörers handlingar.
En förutsättning för rätt kvalitet är att projektören också har goda produktionskunskaper. Detta kan uppnås genom större samverkan med bygg- och specialentreprenörer i tidiga projekteringsskeden. Det är också en fråga om kunskapsutveckling och erfarenhetsåterföring.
Riktiga produktionshandlingar har inte bara en direkt effekt på kvalitetsstyrningen för byggarbetet utan en lika viktig men ofta helt förbisedd effekt, nämligen att skapa engagemang och känsla för kvalitet hos arbetsledningen och byggarbetarna. När fel och brister i ritningarna, måttfel, samordningsmissar, ogenomtänkta konstruktioner etc. slår sönder ambitionerna i kvalitetsuppläggningen och egenkontrollen är det svårt att hålla intresset hos produktionspersonalen på en hög nivå. Förutsättningarna för att projektören skall kunna åstadkomma riktiga produktionshandlingar är att en systematisk egenkontroll tillämpas.
Projektörerna har mycket att vinna på att i tidiga skeden få kontakt med byggarbetsplatsens folk. Därmed kan synpunkter erhållas som snabbt leder till produktionsriktiga lösningar. Göra rätt från början ger den bästa ekonomin både i projekteringsarbetet och i byggproduktionen.
Från entreprenörens synvinkel är den utslagsgivande förutsättningen för en kvalitetsriktig produktion att de handlingar som tillhandahålls är korrekta.
Det ligger i sakens natur att om entreprenören är öppen för att medverka, och ges möjlighet att lämna produktionssynpunkter redan i projekteringsskedet, ökar möjligheterna att säkerställa kvaliteten markant. Samtidigt underlättas projektörens arbete.
När det är dags att planera produktionen och arbeta fram produktionstidplanen tillkommer ytterligare medarbetare med andra kvalifikationer. Då går man igenom ritningar och handlingar så att alla blir införstådda med projektets krav och förutsättningar.
Projektörens Q-märkningar och andra tidiga Q-noteringar är då utmärkta anvisningar för att planera produktionen på rätt sätt. Men det finns också kvalitetskritiska moment som direkt hänger samman med arbetsmetoderna på byggarbetsplatsen. Därför kan entreprenören också med fördel komplettera med egna Q-märkningar på ritningarna.
I samband med upphandling av UE och leverantörer är det naturligt att genomföra systematiska leverantörsbedömningar (se SBUF informerar nr 93:01). När förfrågningsunderlag skickas till UE begärs också att UE redovisar sin kvalitetsplan för projektet.
Tidig kontakt med projektören är i högsta grad nödvändig. På samma sätt är tidiga kontakter med leverantörer och övriga entreprenörer lika angelägna. Att klargöra kvalitetskraven och arbetsförutsättningarna är nyckelpunkter i kontraktsgenomgången. Nästa steg är att gemensamt bli överens om de kvalitetskritiska momenten och egenkontrollens utformning, utförande och redovisning (kvalitetsrapport).
Kvalitetsarbetet på byggarbetsplatsen är också en fråga om bra produktionsledning, gott samarbete, positiv samverkan och kunskap om varandras produktionsteknik för att gemensamt få rätt kvalitet från början och ett bra arbetsklimat.
Tidig upphandling är också ett led i att säkerställa rätt kvalitet genom att det blir tid att planera.
För att säkerställa ett riktigt utförande granskas de kvalitetskritiska punkterna noggrant. Detta görs både av projektören och entreprenören - var för sig och dessutom tillsammans.
De kritiska punkter som markerats är en av de viktigaste grunderna för den fördjupade beredning som görs för att bestämma hur arbetet skall utföras och hur det skall kontrolleras att det blir rätt utfört (arbets- och kontrollberedning).
De mätbara punkter som går att kontrollera genom egenkontroll under byggdriften listas och sammanställs i kvalitetsrapporter. Detta är ett enkelt och effektivt sätt för att verifiera rätt utförande och notera eventuella avvikelser som skall åtgärdas. Aven åtgärdade avvikelser dokumenteras i kvalitetsrapporten.
Övriga entreprenörer
Liksom huvudentreprenören måste övriga entreprenörer utifrån sina utgångspunkter noggrant bereda sina arbeten.
Eftersom kvalitetskraven diskuterats i ett tidigt skede med huvudentreprenören har övriga entreprenörer möjlighet att särskilt beakta dessa. Vid kontraktsgenomgången läggs också särskild vikt vid de krav som ställs på egenkontroll av arbeten som bedöms vara känsliga ur kvalitetssynpunkt.
På samma sätt som huvudentreprenören noterar övriga entreprenörer vad som skall kontrolleras i kvalitetsrapporten.
När det gäller kontakter över företagsgränser och mellan olika skeden i byggprocessen hävdas ofta att entreprenadformen - möjligen med undantag för totalentreprenaden -utgör ett hinder för tidigare kontakter mellan olika aktörer. Men all erfarenhet visar att tidigare kontakter är en klar fördel för alla parter för att målet rätt kvalitet i slutprodukten skall kunna nås.
Slutsatsen blir att det krävs ett nytänkande.
En gammal sanning säger att "tid får man inte - tid tar man sig" för det som är väsentligt. Alla aktörer måste alltså ta ett större ansvar och ta initiativ till en tidig kontakt med medaktörer redan i de produktionsförberedande skedena.
Tidig kontakt mellan projektör och entreprenör liksom mellan huvudentreprenör, sidoentreprenör och underentreprenör är en förutsättning för optimala lösningar.
Det finns all anledning att utveckla upphandlingsformerna så att tid för samverkan skapas, t.ex. genom att kontrakten skrivs tidigare. Inte minst uppgörelser och kontrakt mellan entreprenörer bör göras i ett tidigare skede för att ge tid åt planering och samverkan under hela processen.
Vetskapen om att tidig samverkan ger mycket bättre lösningar ur såväl kvalitetssynpunkt som ekonomisk synpunkt måste få ge utslag i lösningar som öppnar för tidigare kontakter i alla skeden.
För att säkerställa rätt kvalitet i slutprodukten krävs flera åtgärder. En av de viktigaste är att se till att varje aktör i byggprocessen kan starta sitt arbete med rätt förutsättningar och därigenom kan känna rätt engagemang för sin arbetsuppgift. Grunden för detta läggs i produktionsförberedande skeden och förutsätter tidig samverkan mellan projektör och entreprenör och entreprenörer sinsemellan.
Avgörande är att fokusera på det som är kvalitetskritiskt i projekteringen:
- ta reda på kundens krav
- upprätta projekterings- och kvalitetsplan, bestäm handlingars omfattning och innehåll
- utforma handlingar, sammanställ kvalitetskritiska punkter
- tillämpa egenkontroll i projekteringen
- gå igenom handlingarna med entreprenören och analysera kvalitetskritiska moment
- leverera Q-märkta ritningar och handlingar inför produktionen, läs in ritningar och övriga handlingar
- upprätta produktionstid- och kvalitetsplan
- upprätta inköpsplan (material och tjänster)
- gör leverantörsbedömning
- sammanställ inköps- och anbudsunderlag
- gå igenom kontrakt med leverantörer och UE
- komplettera och förtydliga kvalitetskraven i beredningen
- sammanställ och lista Q-märkta punkter
- analysera punkterna ur produktionssynpunkt
- gör arbets- och kontrollberedning- ange mätbara toleranser
- för in uppgifterna i kvalitetsrapporten
- informera alla på bygget.