Projekt 7005 – Avslutat Framtidens leveransprocess
Fördjupningsmaterial
Informationsblad
Sammanfattning
I projektet Framtidens leveransprocess har dagens varuförsörjning analyserats noggrant. Den visade sig ha avsevärda brister som orsakar felleveranser, produktionsstörningar och stora kostnader för internhantering, mellanlagring, svinn och spill. Utifrån analysen har man lagt upp en ny och bättre leveransprocess - en process som kan genomföras med dagens teknik och förbättras med morgondagens. Den bygger på elektroniska rutiner, behöriga leveransmottagare, elektroniska ID-kort, kollietiketter och noggrann uppackningskontroll. Processen har testats i praktiken på en av Peabs arbetsplatser, en skolombyggnad i Bålsta utanför Stockholm, vid leveranser från Beijers anläggning i Uppsala. Testet omfattade det nya arbetssättet, de IT-lösningar som tagits fram och den teknik som behövs för praktiskt genomförande.
Byggindustrins arbetsplatser är många, geografiskt spridda och ofta små. Projekten har kort varaktighet. Tidigare har kostnaderna för fasta linjer varit ett hinder för övergång till elektronisk kommunikation. Också kommunikationen inom byggarbetsplatsen har utgjort ett problem eftersom varor lastas av på olika platser inom området, inte inomhus på en och samma plats som i den fasta industrin. Leveransmottagarens kommunikation med företagets eget datorsystem måste därför även den vara mobil. Under de senaste åren har mobil datorkommunikation utvecklats snabbt och fortsatta tekniksprång kan förutses. Streckkoder, tåliga handdatorer med streckkodsläsare, elektroniska ID-kort och elektroniska signaturer har blivit tillgängliga. Det har därmed blivit enklare och billigare att införa datorstöd i varuförsörjningsprocessen - de tekniska och ekonomiska hindren har undanröjts.
De ekonomiska motiven för att införa den nya processen är odiskutabla - besparingarna blir stora. Flera försök har gjorts att bedöma hur stora. En samstämmig uppfattning är att det rör sig om miljardbelopp. Och besparingar i den storleksordningen får ett klart genomslag på byggkostnaderna. Det som ger besparingar i den nya processen är minskad administration, minskade distributionskostnader, mindre svinn, mindre spill, minskade lagerkostnader, minskade finansiella kostnader samt besparingar i själva byggproduktionen. Det uppnås genom rationell hantering, genomtänkta rutiner samt en strikt ordning för leveransmottagning och kontroll. Och därmed väsentligt bättre möjligheter att styra leveranserna. Man kan lita på att rätt varor kommer i rätt tid till rätt plats. Då kan man också undvika de störningar i produktionen som idag skapar så mycket problem och extra kostnader. Det är därtill uppenbart att samma effekter som påverkar kostnaderna positivt också ger kvalitets- och miljövinster.
Möjligheterna att spara finns inte bara för byggföretagen, utan också för tillverkare och distributörer. Deras kostnader för inköp, produktion, lagerhållning och distribution minskar. Förutsättningarna att styra och effektivisera den interna verksamheten ökar. Den nya leveransprocessen ger både säljare och köpare bättre erfarenhetsåterföring i form av säker statistik över inköp och leveranser. Med en koppling till kalkyl- och ekonomisystem ger detta säkrare kalkyler på ett tidigt stadium i projekten. En annan tydlig effekt är att mängden pappersarbete minskar. Tydligast blir det när alltsammans - beställningar, följesedlar, fraktsedlar och fakturor - så småningom kan avskaffas.
Den nya leveransprocessen innehåller många tekniska nyheter för byggarbetsplatsen - handdatorer, streckkoder, mobil datorkommunikation o s v. Ändå blir de organisatoriska förändringarna störst. Förändringar som hör samman med att datorerna kommer ut på byggarbetsplatsen. Och att behöriga mottagare tar hand om arbetsuppgifter som kontoret tidigare svarade för. Så stora förändringar i vanor och arbetssätt kräver omfattande information och utbildning. Samt att hela företagsledningen tar aktiv del i förändringsarbetet.
Den nya process som skapats startar på byggarbetsplatsen med att EDI-meddelandet Avrop skickas till leverantören. Här anger man vilka varor man behöver, vart de ska levereras och när, hur leveransen ska packas och märkas, vem som är behörig mottagare o s v. Avropet uppdaterar entreprenörens datorsystem.
Leverantörens datorsystem tar emot avropet, kontrollerar att varorna finns tillgängliga och att leveranstid och övriga specificeringar kan uppfyllas. Som svar skickar datorn EDI-meddelandet Föravisering till byggarbetsplatsen. Entreprenörens datorsystem tar emot föraviseringen, stämmer av mot avropet, initierar eventuella rättelser och uppdaterar det egna systemet.
När det är tid för leverans plockar lagerarbetarna hos leverantören ihop varor, emballerar och märker kollin. Varje kolli får ett unikt nummer och märks med en särskild etikett - Kollietikett Bygg. Den talar om vad kollit innehåller men också vem som är behörig mottagare och var på byggplatsen det ska lastas av. Med streckkod för datorer och i klartext för människor. När kollit packas skickar leverantören EDI-meddelandet Avsändningsavi till byggplatsen, så att man där är beredd på leveransen och t o m innan den anländer kan kontrollera att innehållet är det beställda.
För att lossningen ska fungera smidigt aviserar föraren sin ankomst när han är på väg till byggarbetsplatsen, d v s skickar ett elektroniskt meddelande eller ringer ett mobilsamtal. Väl framme kontrollerar han att den som tar emot varorna är behörig leveransmottagare. Leveransmottagaren identifierar sig med sitt elektroniska ID-kort. Med en handdator som han bär med sig i bältet läser mottagaren av den tvådimensionella eller endimensionella streckkoden på kollietiketterna. På sikt kan man tänka sig att mobiltelefonen ersätter handdatorn i den här funktionen.
När leveransmottagaren fått kollina, kontrollerat att de inte skadats under transporten, läst av etiketterna och kvitterat leveransen, sänder han informationen i handdatorn till byggarbetsplatsens PC. Datorsystemet jämför de nya uppgifterna med beställning, avrop, föravisering och avsändningsavi. På det sättet får man en omedelbar kontroll av leveransen. Avvikelser blir underlag för reklamation. Idag återrapporterar föraren ofta leveransen genom att lämna in frakt- eller följesedel på kontoret efter distributionsrundan. Även denna rutin kan ersättas med ett EDI-meddelande. Leverantören kan alltså få information om leveransen redan innan bilen återvänt.
Den som packar upp kollina läser av streckkoderna på varorna med handdator. Uppackningsrapporten sänder han från handdatorn till byggarbetsplatsens PC där den kontrolleras mot avsändningsavin. Datorsystemets leveransmodul ställer samman informationen från mottagnings- och uppackningskontroll och initierar eventuella reklamationer, betalningsavdrag o s v. Leverantörens datorsystem hanterar EDI-meddelandena från byggarbetsplatsen i en bevakningsmodul som motsvarar leveransavstämningsmodulen hos entreprenören. När fakturan avskaffats kommer betalningsanmodan att gå direkt från mottagningskontrollen eller från leveransavstämningsmodulen till ekonomisystemet. EDI-meddelandet Betalningsavi skickas så till säljaren. Och betalningen överförs från köparens till säljarens bank.
Inom den närmaste tiden kan vi se fram mot fortsatta pilotprojekt där den nya leveransprocessen tillämpas. Med fler byggarbetsplatser, fler byggföretag, fler leverantörer samt transportbranschen som aktiva deltagare. Till det kommer ett antal företagsinterna utvecklings- och implementeringsprojekt med likartat innehåll. En viktig praktisk förutsättning för implementering i stor skala är dock att programvara finns framme. Och sådan börjar nu finnas tillgänglig.
EDI Bygg planerar att utveckla också betalningsprocessen så att branschen kan dra full nytta av projektet Framtidens leveransprocess och nå fram till fakturalös handel. Inköpsprocessen behöver eventuellt också analyseras och arbetas igenom på motsvarande sätt. Samtidigt kommer teknikutvecklingen att gå vidare och medge ytterligare förbättringar av leveransprocessen.
För att transporter till byggarbetsplatser ska fungera smidigt krävs att gränssnittet mellan transport- och byggsektorns logistiklösningar är väl integrerat. En viktig komponent i detta gränssnitt är kollietiketten. Byggsektorn och transportsektorn har var för sig utvecklat en kollietikett - Kollietikett Bygg och Transportetikett. Båda bygger på samma standard (EAN Label och SSCC), men någon form av samfasning mellan de två etiketterna behöver ändå göras. Bygg- och transportsektorn har inlett ett samarbete om den frågan.
Byggindustrins arbetsplatser är många, geografiskt spridda och ofta små. Projekten har kort varaktighet. Tidigare har kostnaderna för fasta linjer varit ett hinder för övergång till elektronisk kommunikation. Också kommunikationen inom byggarbetsplatsen har utgjort ett problem eftersom varor lastas av på olika platser inom området, inte inomhus på en och samma plats som i den fasta industrin. Leveransmottagarens kommunikation med företagets eget datorsystem måste därför även den vara mobil. Under de senaste åren har mobil datorkommunikation utvecklats snabbt och fortsatta tekniksprång kan förutses. Streckkoder, tåliga handdatorer med streckkodsläsare, elektroniska ID-kort och elektroniska signaturer har blivit tillgängliga. Det har därmed blivit enklare och billigare att införa datorstöd i varuförsörjningsprocessen - de tekniska och ekonomiska hindren har undanröjts.
De ekonomiska motiven för att införa den nya processen är odiskutabla - besparingarna blir stora. Flera försök har gjorts att bedöma hur stora. En samstämmig uppfattning är att det rör sig om miljardbelopp. Och besparingar i den storleksordningen får ett klart genomslag på byggkostnaderna. Det som ger besparingar i den nya processen är minskad administration, minskade distributionskostnader, mindre svinn, mindre spill, minskade lagerkostnader, minskade finansiella kostnader samt besparingar i själva byggproduktionen. Det uppnås genom rationell hantering, genomtänkta rutiner samt en strikt ordning för leveransmottagning och kontroll. Och därmed väsentligt bättre möjligheter att styra leveranserna. Man kan lita på att rätt varor kommer i rätt tid till rätt plats. Då kan man också undvika de störningar i produktionen som idag skapar så mycket problem och extra kostnader. Det är därtill uppenbart att samma effekter som påverkar kostnaderna positivt också ger kvalitets- och miljövinster.
Möjligheterna att spara finns inte bara för byggföretagen, utan också för tillverkare och distributörer. Deras kostnader för inköp, produktion, lagerhållning och distribution minskar. Förutsättningarna att styra och effektivisera den interna verksamheten ökar. Den nya leveransprocessen ger både säljare och köpare bättre erfarenhetsåterföring i form av säker statistik över inköp och leveranser. Med en koppling till kalkyl- och ekonomisystem ger detta säkrare kalkyler på ett tidigt stadium i projekten. En annan tydlig effekt är att mängden pappersarbete minskar. Tydligast blir det när alltsammans - beställningar, följesedlar, fraktsedlar och fakturor - så småningom kan avskaffas.
Den nya leveransprocessen innehåller många tekniska nyheter för byggarbetsplatsen - handdatorer, streckkoder, mobil datorkommunikation o s v. Ändå blir de organisatoriska förändringarna störst. Förändringar som hör samman med att datorerna kommer ut på byggarbetsplatsen. Och att behöriga mottagare tar hand om arbetsuppgifter som kontoret tidigare svarade för. Så stora förändringar i vanor och arbetssätt kräver omfattande information och utbildning. Samt att hela företagsledningen tar aktiv del i förändringsarbetet.
Den nya process som skapats startar på byggarbetsplatsen med att EDI-meddelandet Avrop skickas till leverantören. Här anger man vilka varor man behöver, vart de ska levereras och när, hur leveransen ska packas och märkas, vem som är behörig mottagare o s v. Avropet uppdaterar entreprenörens datorsystem.
Leverantörens datorsystem tar emot avropet, kontrollerar att varorna finns tillgängliga och att leveranstid och övriga specificeringar kan uppfyllas. Som svar skickar datorn EDI-meddelandet Föravisering till byggarbetsplatsen. Entreprenörens datorsystem tar emot föraviseringen, stämmer av mot avropet, initierar eventuella rättelser och uppdaterar det egna systemet.
När det är tid för leverans plockar lagerarbetarna hos leverantören ihop varor, emballerar och märker kollin. Varje kolli får ett unikt nummer och märks med en särskild etikett - Kollietikett Bygg. Den talar om vad kollit innehåller men också vem som är behörig mottagare och var på byggplatsen det ska lastas av. Med streckkod för datorer och i klartext för människor. När kollit packas skickar leverantören EDI-meddelandet Avsändningsavi till byggplatsen, så att man där är beredd på leveransen och t o m innan den anländer kan kontrollera att innehållet är det beställda.
För att lossningen ska fungera smidigt aviserar föraren sin ankomst när han är på väg till byggarbetsplatsen, d v s skickar ett elektroniskt meddelande eller ringer ett mobilsamtal. Väl framme kontrollerar han att den som tar emot varorna är behörig leveransmottagare. Leveransmottagaren identifierar sig med sitt elektroniska ID-kort. Med en handdator som han bär med sig i bältet läser mottagaren av den tvådimensionella eller endimensionella streckkoden på kollietiketterna. På sikt kan man tänka sig att mobiltelefonen ersätter handdatorn i den här funktionen.
När leveransmottagaren fått kollina, kontrollerat att de inte skadats under transporten, läst av etiketterna och kvitterat leveransen, sänder han informationen i handdatorn till byggarbetsplatsens PC. Datorsystemet jämför de nya uppgifterna med beställning, avrop, föravisering och avsändningsavi. På det sättet får man en omedelbar kontroll av leveransen. Avvikelser blir underlag för reklamation. Idag återrapporterar föraren ofta leveransen genom att lämna in frakt- eller följesedel på kontoret efter distributionsrundan. Även denna rutin kan ersättas med ett EDI-meddelande. Leverantören kan alltså få information om leveransen redan innan bilen återvänt.
Den som packar upp kollina läser av streckkoderna på varorna med handdator. Uppackningsrapporten sänder han från handdatorn till byggarbetsplatsens PC där den kontrolleras mot avsändningsavin. Datorsystemets leveransmodul ställer samman informationen från mottagnings- och uppackningskontroll och initierar eventuella reklamationer, betalningsavdrag o s v. Leverantörens datorsystem hanterar EDI-meddelandena från byggarbetsplatsen i en bevakningsmodul som motsvarar leveransavstämningsmodulen hos entreprenören. När fakturan avskaffats kommer betalningsanmodan att gå direkt från mottagningskontrollen eller från leveransavstämningsmodulen till ekonomisystemet. EDI-meddelandet Betalningsavi skickas så till säljaren. Och betalningen överförs från köparens till säljarens bank.
Inom den närmaste tiden kan vi se fram mot fortsatta pilotprojekt där den nya leveransprocessen tillämpas. Med fler byggarbetsplatser, fler byggföretag, fler leverantörer samt transportbranschen som aktiva deltagare. Till det kommer ett antal företagsinterna utvecklings- och implementeringsprojekt med likartat innehåll. En viktig praktisk förutsättning för implementering i stor skala är dock att programvara finns framme. Och sådan börjar nu finnas tillgänglig.
EDI Bygg planerar att utveckla också betalningsprocessen så att branschen kan dra full nytta av projektet Framtidens leveransprocess och nå fram till fakturalös handel. Inköpsprocessen behöver eventuellt också analyseras och arbetas igenom på motsvarande sätt. Samtidigt kommer teknikutvecklingen att gå vidare och medge ytterligare förbättringar av leveransprocessen.
För att transporter till byggarbetsplatser ska fungera smidigt krävs att gränssnittet mellan transport- och byggsektorns logistiklösningar är väl integrerat. En viktig komponent i detta gränssnitt är kollietiketten. Byggsektorn och transportsektorn har var för sig utvecklat en kollietikett - Kollietikett Bygg och Transportetikett. Båda bygger på samma standard (EAN Label och SSCC), men någon form av samfasning mellan de två etiketterna behöver ändå göras. Bygg- och transportsektorn har inlett ett samarbete om den frågan.