Projekt 9031 – Avslutat Snabba avslut i små projekt
Fördjupningsmaterial
Informationsblad
Sammanfattning
Små bygg- eller installationsprojekt har ofta lika betungande projektadministration som större uppdrag. Då det täckningsbidrag som kan alstras i ett litet projekt är begränsat har de administrativa rutinerna en relativt stor påverkan på projektets vinst. Många företag anser att faktureringsrutinen är särskilt tungarbetad eftersom man behöver invänta fakturaunderlag från materialleverantörer och anlitade specialföretag innan man själv kan fakturera kunden. Det är ofta fallet att uppdrag inte kan avslutas förrän några veckor efter att arbetet avslutats. Ett system som medger en effektivare fakturahantering kan reducera en eftersläpning i faktureringen som har en negativ effekt på företagets likviditet och även ge kunden en snabbare avrapportering inklusive slutfakturering.
Syftet med projektet har varit att påvisa möjligheterna att med ny teknik förbättra rutinerna för en snabb och korrekt fakturering till slutkund.
Med bidrag från SBUF har arbetet utförts av WH Bygg AB i samarbete med FoU-Väst, Byggsamverkan AB, andra byggföretag, byggvaruleverantörer, installationsföretag och installationsgrossister. Projektet har omfattat kartläggning av företagens fakturahantering, utarbetande av krav och utveckling av förslag till förbättringar.
Enligt rapporten visar projektet att rutiner och system för att snabba upp avrops- och fakturerinsgprocessen till viss del redan finns hos de berörda parterna men att de behöver anpassas till projekt i liten skala. Intresset för att skapa förbättrade avslutsrutiner för hela kedjan från projektering till faktura till kund är stort hos både leverantörer och entreprenörer. Man vill även öka säkerheten i fakturan till kund och det tillhörande faktureringsunderlaget. Sannolikt behövs dock mer av samarbete, partnerskap och fastare relationer för att kunna starta processen mot bättre rutiner.
Några av de krav som bör vara tillgodosedda för att möjliggöra användande av rutiner och system för snabbare avslut är:
När det gäller dokumenthanteringen finns idag inga färdiga system som motsvarar de krav som har utarbetats i denna studie. De dokument som ska hanteras inkluderar både de som skapas inom och de som skapas utanför den egna organisationen. Exempel på det förstnämnda är dokument som berör kvalitetssäkring och exempel på det sistnämnda är dokument för drift och skötsel av inköpta varor.
Syftet med projektet har varit att påvisa möjligheterna att med ny teknik förbättra rutinerna för en snabb och korrekt fakturering till slutkund.
Med bidrag från SBUF har arbetet utförts av WH Bygg AB i samarbete med FoU-Väst, Byggsamverkan AB, andra byggföretag, byggvaruleverantörer, installationsföretag och installationsgrossister. Projektet har omfattat kartläggning av företagens fakturahantering, utarbetande av krav och utveckling av förslag till förbättringar.
Enligt rapporten visar projektet att rutiner och system för att snabba upp avrops- och fakturerinsgprocessen till viss del redan finns hos de berörda parterna men att de behöver anpassas till projekt i liten skala. Intresset för att skapa förbättrade avslutsrutiner för hela kedjan från projektering till faktura till kund är stort hos både leverantörer och entreprenörer. Man vill även öka säkerheten i fakturan till kund och det tillhörande faktureringsunderlaget. Sannolikt behövs dock mer av samarbete, partnerskap och fastare relationer för att kunna starta processen mot bättre rutiner.
Några av de krav som bör vara tillgodosedda för att möjliggöra användande av rutiner och system för snabbare avslut är:
- Alla parter bör ha god kännedom om varandras arbetssätt.
- Antalet parter som samarbetar bör om möjligt vara lågt och samarbetet långsiktigt.
- Säljare och köpare ska i förväg ha kommit överens om hur fakturor ska hanteras.
- Om datakommunikation används måste de medverkande programleverantörerna samarbeta.
- Samtliga led måste medverka för att uppnå ett snabbt avslut gentemot slutkunden.
När det gäller dokumenthanteringen finns idag inga färdiga system som motsvarar de krav som har utarbetats i denna studie. De dokument som ska hanteras inkluderar både de som skapas inom och de som skapas utanför den egna organisationen. Exempel på det förstnämnda är dokument som berör kvalitetssäkring och exempel på det sistnämnda är dokument för drift och skötsel av inköpta varor.