Projekt 12073 Avslutat Standardiserade arbetsprocesser för minskat slöseri och ökat kundvärde

Projekttid

Fördjupningsmaterial

Slutrapport
Informationsblad

Sammanfattning

Forskning vid Chalmers i forskargruppen runt professor Per-Erik Josephson. Projektet hann aldrig avslutas av Per-Erik Josephson som i projektets slutskede blev svårt sjuk och tragisk gick bort. Projektet har resulterat i en doktorsavhandling, en licentiatuppsats, fyra artiklar i internationella vetenskapliga tidskrifter och åtta konferensartiklar. Denna rapport är ett försök att i efterhand sammanställa resultaten från det arbete som Per-Erik med flera la ner i projektet under de år som det pågick. För sammanställningen svarar Mats Persson, Malmö högskola.

Samhällsbyggnadssektorn är en av Sveriges största sektorer. I internationell jämförelse kan sektorn betraktas som stark och effektiv i flertalet avseenden. Men kartläggningar som forskargruppen genomfört visar att hälften av den verkliga resursförbrukningen i majoriteten processer inte tillför något värde. Samtidigt står sektorn och dess företag inför två utmaningar som måste prioriteras högt. En första utmaning för företag och organisationer är att ständigt öka kundvärdet eftersom kunderna hela tiden höjer sina krav. En andra utmaning är att långsiktigt minska förbrukningen av resurser i såväl produktframtagning som produktanvändning.

Det är först då som företagen
(1) kan möta den globala konkurrensen genom lägre kostnader,
(2) kan minska (miljö)belastningen och klimatpåverkan på vår planet,
(3) kan skapa ett hälsosammare arbetsliv för all personal genom att minska strul och meningslösa uppgifter och
(4) kan säkerställa en långsiktig lönsamhet i den egna verksamheten.

I dag finns en bred acceptans hos flertalet aktörer att produktionskostnaden kan sänkas kraftigt genom effektivare processer med mindre slöseri. Däremot leder förbättringsinsatserna i olika riktning. Ett vanligt problem är att grundorsakerna till problem inte identifieras. En följd av detta är att många förbättringsinsatser innebär att resursförbrukningen ökar utan att problemorsakerna åtgärdas.

En utvecklingstrend är att standardisera arbetssätt, till exempel hur ett visst arbete ska genomföras, roller (exempelvis vad en projektledare ska kunna), produkter, energikrav, med mera. Standardisering är viktigt för att successivt utveckla bra arbetssätt och minska felrisker. Men standardisering upplevs ofta hindra utveckling och kreativitet.

Denna studie syftar till att belysa standardisering ur några perspektiv, men med inriktning mot arbetssätt i byggproduktion. En delstudie handlade om hur medarbetare, tjänstemän såväl som hantverkare, uppfattade företagets prioriteringar. Som grund användes en lista med 31 rekommendationer för minskat slöseri. Listan togs fram i en tidigare studie av forskargruppen. Ett överraskande resultat var byggföretagens stora intresse för att skapa långsiktiga relationer med kunder och samtidigt låga intresse för att skapa samma slags relationer med sina leverantörer. Ur resursutnyttjandeperspektiv är detta ologiskt. Ett föga överraskande resultat av enkätundersökningen var uppfattningen att företagen lågprioriterar högre användning av veckans timmar. Byggarbetet utförs av tradition under 40-50 timmar av veckans 168 timmar. För bättre resursutnyttjande är det väsentligt att finna sätt att utnyttja mer av den tillgängliga tiden, till exempel att bära in byggmaterial kvällstid.

I en andra delstudie undersöktes byggarbetsledares syn på standardisering. Intervjuer med byggarbetsledare visade en stor tveksamhet till att ytterligare styra upp deras arbete ute på byggarbetsplatserna. De underströk värdet av att själva kunna välja hur de ska organisera och leda sina projekt. Denna känsla av frihet i arbetsdagen beskrevs som en viktig stimulans och skäl till att de valt rollen som byggarbetsledare. Vid efterföljande diskussioner framkom att begreppet standardisering har en negativ klang och begränsar förbättringsarbete. Arbetsledarna uttryckte stor frustration kring vissa arbetsuppgifter och många av de problem som de fick ta hand om under arbetsdagen. De var mycket positiva till standardisering som ledde till att tid frigjordes till uppgifter av mer kreativt slag.

I den tredje delstudien undersöktes hur inköp organiseras och genomförs i stora byggföretag. Dessa företag, som köper in varor och tjänster för i storleksordningen 70 % av sin omsättning, genomför tusentals projekt på olika geografiska platser. Studien visar tre exempel på hur den centrala inköpsorganisationen och projektorganisationerna har olika incitament och skilda angreppssätt för att effektivisera. Inköpsorganisationen har en tendens till att prioritera priser medan byggarbetsledarna prioriterar välfungerande produktion och gör därför insatser för att få de underentreprenörer som de av erfarenhet vet fungerar väl. En uppenbar slutsats är att inköpsorganisationen och projektorganisationerna måste interagera mer för att utnyttja respektive kunskaper och erfarenheter.

Det råder ingen tvekan om att ökad standardisering är en viktig utvecklingsstrategi för att långsiktigt öka kundvärdet och minska resursförbrukningen i samhällsbyggandet. Studien visar att denna utveckling gäller även för arbetsprocesser i byggproduktion. Men standardiseringen måste genomföras för att förenkla och säkra processer, till exempel minska felrisker och strul, med syfte att frigöra mer tid för byggarbetsledare att ägna sig åt de "kreativa" ledningsuppgifterna. Standardisering måste alltså ske på ett genomtänkt sätt. Exempel på utmaningar för att åstadkomma sådan "klok" standardisering är att åstadkomma en bredare syn på vad standardisering är och vad den kan leda till, att utveckla en bättre förståelse för hur byggprocesser faktiskt ser ut, till exempel vilken resursförbrukning som sker, att utveckla en bättre förståelse för grundorsaker till befintliga problem och hinder så att dessa i högre grad kan elimineras och utveckla lösningar för att bättre integrera strategiska insatser med operativa insatser i projekten.

Avslutningsvis kan påpekas att erfarenheter visar på att det är viktigt att välja rätt bland många förbättringsförslag och att standardisera "rätt" saker och processer. När nya rutiner och processer införs i en organisation kan det också medföra/skapas ökad administrationen som leder till mer frustration i organisationen.

Slutredovisningen utgörs av rapporten "Standardiserade arbetsprocesser för minskat slöseri och ökat kundvärde", Mats Persson, Malmö Högskola (27 sidor med bilaga).

Projektansvarig
  • F O Peterson & Söner Byggnads AB
Projektledare