Projekt 3197 – Avslutat Revisionsplanera

Först med engagemang och eget ansvar hos alla yrkesverksamma blir det rätt kvalitet i byggprocessen. Ett verkligt levande och resultatinriktat kvalitetsarbete måste dessutom hela tiden syfta till förbättring. För all verksamhet gäller att den planering som inte fortlöpande följs upp ej gör skäl för namnet. På samma sätt håller inte heller kvalitetssystemet måttet utan regelbunden genomgång av tillämpningen.

En systematisk utvärdering av kvalitetssystemet - kvalitetsrevision - har tre utgångspunkter:
- Är processer och rutiner väl dokumenterade?
- Är processerna och rutinerna helt införda och tillämpade?
- Fungerar processerna och rutinerna så att de ger förväntat resultat?

Det finns många skäl för att genomföra en kvalitetsrevision. Vartefter kvalitetsarbetet får sin rätta, centrala plats i företagets verksamhet från högste chef till alla medarbetare i företaget kommer revisionsaktiviteten att öka. En systematisk genomgång av kvalitetsnivån på alla punkter är ofrånkomlig för förbättring och utveckling. Att verifiera den egna organisationens kvalitetsarbete, att göra leverantörsbedömningar och att tydliggöra beställaranspråk är några grundförutsättningar för att kunna göra välstrukturerade, objektiva och effektiva revisioner.

Kvalitetsrevisionens övergripande syfte är förbättring. Ett företag som byggt upp ett kvalitetssystem är naturligtvis intresserat av att veta hur bra systemet är och hur väl det tillämpas. Kvalitetssystemet finns som beskrivningar av processer, rutiner och arbetsinstruktioner och ger anvisningar om vilken kvalitetspolicy och vilka kvalitetsregler som gäller inom företaget. Kvalitetssystemets tillämpning är det som avgör förmågan att leverera i rätt tid, med rätt kvalitet och med god ekonomi för kund och leverantör. Kvalitetsrevisionen är medlet att följa upp hur kvalitetssystemet fungerar och ge anvisningar om förbättringar.

Kvalitetsrevisionen skall fastställa hur väl kvalitetssystemet är upplagt för att styra kvalitetsarbetet enligt uppgjorda planer och hur väl det tillämpas för att avsett resultat skall uppnås. ISO 10011-standarden ger alla anvisningar för revisionsarbetet alldeles oavsett revisionens syfte och form.

Med tanke på att en kvalitetsrevision kan mottas med blandade känslor av dem som blir föremål för revisionen är noggranna förberedelser helt avgörande. En revision kan i sig uppfattas som kritik innan kvalitetsrevisioner blivit naturliga och självklara inslag.

En kvalitetsrevision bygger på förtroende och en vilja att så säkert och korrekt som möjligt skapa en bild av hur kvalitetsarbetet bedrivs. Det innebär att revisorn måste ställa många frågor och följdfrågor. För att undanröja tentamens- eller förhörskänsla skickar revisionsledaren ett par veckor före revisionsdagen med de frågor eller frågeområden som blir aktuella vid revisionen. Detta ger den organisation som revideras förutsättningar att planera och se till att lämpliga personer finns tillgängliga vid revisionen.

Revisionsarbetet behöver liksom all annan verksamhet som skall bedrivas effektivt en genomtänkt plan. Den revisionsplan som arbetas fram beskriver mål och omfattning, anger aktuella referensdokument såsom företagets kvalitetssystem, aktuell kvalitetsplan etc. Vidare namnges personerna i revisionslaget liksom tid och plats för revisionen. Därutöver preciseras de enheter, processer och produkter som skall revideras och hur revisionsrapporten skall distribueras.

Den som är ansvarig för revisionsarbetet - revisionsledaren - måste skapa ett öppet och konstruktivt klimat för att uppnå full effekt av revisionen. Det gäller att förklara syfte och målsättning så att alla förstår vad som sker vid en revision. Därmed ges förutsättningar för konkreta förbättringsinsatser. Den organisation som revideras bestämmer själv vilka som skall deltaga såväl i öppnings- som i slutmötet.

Före revisionsstarten skall alla på arbetsplatsen informeras och få en förklaring till revisionens orsak, syfte och dess praktiska genomförande.

Revisionsarbetet på plats är inriktat på att samla in fakta om kvalitetssystemets tillämpning. Revisionen inom de områden som i förväg angetts omfattar intervjuer, granskning av handlingar och observationer av verksamheten för att ge rätt underlag för bedömning av hur kontraktskraven är uppfyllda.

Revisorerna måste göra systematiska noteringar på varje punkt och inte förlita sig på minnet. För att arbeta effektivt är det nödvändigt att använda blanketter som dessutom i förväg kan fyllas i med uppgifter om revisionsobjektet liksom aktuell revisionspunkt. Lämpligen görs en blankett för varje huvudfråga.

Ett centralt begrepp i kvalitetsrevisionen är avvikelse. I en anmärkning till definitionen (ISO 8402) förtydligas ytterligare. "Definitionen omfattar avsteg hos eller avsaknad av en eller flera kvalitetsegenskaper (inklusive tillförlitlighetsegenskaper) eller element i ett kvalitetssystem i förhållande till specificerade krav."

Revisionsresultatet är intressant för alla som varit engagerade i revisionen. Ett slutmöte arrangeras därför i direkt anslutning till revisionsarbetets avslutning. Vid slutmötet redovisas översiktligt revisionslagets observationer klart och koncist. Praktiskt innebär detta att revisionslaget måste ta sig tid att gemensamt gå igenom noteringarna innan slutmötet öppnas.

Det måste ges tillfälle att diskutera och ifrågasätta revisionskommentarerna och revisionsledaren skall kunna ge detaljförklaringar på kritiska punkter. Ett inslag i slutmötet är också klarläggande om korrigerande åtgärder och tidplan för dessa.

I detta sammanhang är det angeläget att påpeka att korrigerande åtgärder inte skall blandas ihop med den akuta behandlingen av avvikelser. Korrigerande åtgärder innebär att på basis av bakomliggande orsaker göra bestående kvalitetsförbättringar.

Revisionsplanens detaljer, uppgift om revisionslagets medlemmar och den reviderade organisationens representant, datum för revisionen och uppgift om den organisation som reviderats. Uppgift om referensdokument mot vilka revisionen utfördes (kvalitetssystemstandard, den reviderade organisationens kvalitetsmanual etc.)

Observerade avvikelser

Revisionslagets bedömning av i vilken utsträckning den reviderade organisationen uppfyller kraven enligt tillämpat kvalitetssystem och tillhörande dokumentation.

Systemets förmåga att uppnå definierade kvalitetsmål
Distributionslista för revisionsrapporten.

Vid slutmötet redovisar revisionslaget sin syn på kvalitetstillämpningen och lyfter också fram de förtjänstfulla avsnitten. Summeringen av revisionen uppehåller sig dock mera i detalj kring de punkter som visar avvikelser av något slag. Hur de allvarliga avvikelserna liksom de mindre allvarliga skall hanteras är en fråga för den reviderade organisationen. Frågan om vad som behövs för att tillrättalägga system och rutinen kan revisionslaget vid interna revisioner belysa med sina erfarenheter och kunskaper om kvalitetssystem och praktiskt arbete för kvalitetsstyrning. Korrigerande åtgärder och uppföljning av dessa diskuteras vid slutmötet. I revisionsrapporten noteras vilka korrigerande åtgärder som kommer att vidtagas och tidpunkt för uppföljning. Om regelbundna revisioner planerats kan uppföljning ske vid nästkommande revision om inte avvikelsen är av så allvarlig art att akuta åtgärden krävs och uppföljning skall ske i direkt anslutning.

De korrigerande åtgärderna syftar till förbättring. Det handlar framförallt inte om att lösa ett isolerat problem utan att få anvisning om de bakomliggande orsakerna. En aktiv uppföljning av revisioner på olika objekt kan ge underlag för angelägna kvalitetsutvecklingsprojekt.

Rätt genomförda, rätt tillämpade och positivt uppfattade kvalitetsrevisioner är omistliga delar i det systematiska kvalitetsarbetet.

Rätt kvalitet är en gemensam angelägenhet. Utan ett aktivt bidrag till utveckling av alla i byggprocessen från beställare till förvaltare och brukare blir det inte ett fullödigt resultat.
Det behövs en samverkan i tidigare skede och här han gemensamma kvalitetsrevisioner sin givna plats. Sådana gemensamma revisioner är en tillgång för båda organisationerna.

När beställaren och entreprenören genomför gemensamma kvalitetsrevisioner under byggskedet kan uppenbart förtroendet för sättet att genomföra byggprojektet öka hos beställaren. Samtidigt stärks engagemanget och intresset på arbetsplatsen. Framgångsrikt genomförda åtgärder som noteras av beställaren blir ett konkret bevis på uppskattning. 1 kontakt med beställaren, i så direkt form som gemensamma kvalitetsrevisioner än, öppnas både lättillgängliga informationskanaler och forum för idéutbyte om kvalitetsförbättring.

Den uppenbara nytta av gemensamma kvalitetsrevisioner, som erfarenheterna från tillämpning mellan beställare och entreprenör under byggskedet dokumenterat, bör vana en signal till fast etablering av gemensamma kvalitetsrevisioner. Inte minst att bredda tillämpningen för att bidra till samverkan.

Det finns alla skäl för projektör och entreprenör att etablera gemensamma revisioner. Nyttan är påtaglig för båda parter att tränga in i projekteringsfasen respektive byggfasen.
På så sätt kommer också tidigare kontakt med produktionstekniska frågor i projekteringen och uppföljning av projektörerna i byggfasen att finna en effektiv, välstrukturerad form. Fältet är fritt för nya grepp och konstruktivt nytänkande. Gemensamma kvalitetsrevisioner mellan entreprenör och underentreprenör kan vara en nyckel till samverkan på jämställd fot och ett utbyte av konkreta förslag till ömsesidiga förbättringar.

En vanlig syn på en revisor är att han eller hon har någon form av "polisiär" uppgift. En kvalitetsrevisor skall ha det närmast motsatta målet. Revisorn kan genom sitt engagemang och sin kunnighet i det kvalitetssystem eller den kvalitetsplan som tillämpas ge en ingående och saklig beskrivning av kvalitetsarbetets svagheter. En mycket bra utgångspunkt för förbättring, som ju är syftet med kvalitetsrevisionen. Revisorn förutsättes behärska ENESS ISO 9000-serien och 55-150 10011-1-3. 1 standarden fastläggs att en revisor skall ha formell utbildning för att genomföra en revision. Den europeiska organisationen för kvalitet (EOQ) har ställt samman kompetenskrav för olika kategorier av "kvalitetsmänniskan". Kompetenskraven berör följande:
- Kvalitetschef eller Ledningens representant
- Kvalitetssystemansvarig
- Kvalitetsrevisor
De högst ställda kraven gäller för kvalitetsrevisorn. Förutom angivna grundkrav skall revisorn (enl. EOQ) genomgå en muntlig och skriftlig examination för att få behörighet.